Tem sido cada vez mais comum, nas últimas décadas, observar que as empresas grandes, e também as de médio porte, têm aderido a sistemas integrados de gestão os quais habitualmente se encaixam na descrição do ERP – que é a sigla utilizada para o que em Inglês se chama de “Enterprise Resource Planning”. Na verdade o mercado para esse tipo de solução tem se expandido a taxas anuais superiores a 10% e agora já notamos até empresas pequenas, buscando implantar esse modo de integração de dados e informações do negócio envolvendo, dependendo da natureza da empresa, as áreas de Manufatura, Logística, Compras, Vendas, Finanças, Recursos Humanos e Engenharia de Produto.
Entre as empresas provedoras da solução ERP estão enquadradas grandes Multinacionais como Oracle, SAP, QAD, Microsoft Dynamics e também a Brasileira Totvs, afinal como disse o mercado é muito grande e as companhias usuárias do modelo integrado de gestão (ERP) percebem no dia a dia a importância de eliminar softwares isolados nas diversas áreas ganhando mais eficácia nas operações e no atendimento ao cliente, contribuindo também para aprimorar o controle interno e a tomada de decisão no dia a dia dos negócios.
Tive oportunidade de vivenciar a implantação de ERP em uma das empresas em que trabalhei. A solução mudou a vida do negócio ao substituirmos softwares desenvolvidos “em casa” pelo sistema integrado fornecido por empresa terceira que era provedora mundial da companhia. Além de ficarmos à época, alinhados com a Corporação, os gestores locais e as diversas áreas do negócio passaram a cuidar das tarefas com dados muito mais confiáveis e em tempo real.
Em resumo a adoção do ERP traz os seguintes benefícios:
- Diminui a quantidade de processos Na verdade ajuda a defini-los melhor e com mais qualidade;
- Dá mais velocidade na execução da maioria das rotinas operacionais. Melhora a produtividade das pessoas e departamentos;
- Elimina planilhas e controles paralelos que as pessoas têm, às vezes, o hábito de criar;
- Ajuda na gestão do conhecimento através da documentação de sistemas e processos;
- Auxilia a lidar com grandes volumes de informação;
- Evita trabalho duplicado;
- Se bem parametrizado, o ERP, faz com que as pessoas trabalhem com informações e dados acurados;
Nem tudo, no entanto, é “mar de rosas” quando uma organização decide investir no ERP, pois além dos valores pagos para ter o sistema integrado serem representativos são necessários tomar outros cuidados, e eu diria constantemente, para que o trabalho não perca continuidade ou para que o sistema integrado fique deteriorado ou desatualizado.
Alguns dos pontos que merecem atenção por parte da alta Gestão e das pessoas responsáveis pela implantação do ERP e de sua preservação com alta qualidade são:
- Os líderes do negócio devem “puxar” a iniciativa demonstrando com atos e comportamento a importância do ERP no negócio;
- Adaptação e treinamento intensivo dos funcionários cuidando da preservação do conhecimento dentro da organização através da definição do “usuário chave”, mas também de outros que possam atuar como “back up”;
- Discussão intensa dos processos existentes aprimorando-os onde necessário;
- Engajamento das pessoas para mitigar as resistências às mudanças e obter total adesão à nova maneira de fazer as coisas;
- Manter a parametrização e os dados atualizados, constantemente;
- Equilibrar a necessidade de “customização”, evitando que ao longo do tempo ocorram acréscimos de módulos que possam tornar o sistema excessivamente complexo e…caro/dispendioso para a empresa sem trazer o devido benefício/retorno.
O ERP não é coisa nova para muitas empresas, principalmente nas de grande porte, porém como exposto é necessário que não só sua adoção se dê sem maiores traumas e com qualidade na integração, como também que ao longo do tempo se tome o cuidado de manter as parametrizações atualizadas conforme os processos existentes e a dinâmica de mudanças no ambiente de negócios.
Em resumo o ERP é um instrumento valioso e de grande contribuição visando entregar desempenho superior do empreendimento.
Pense nisso!
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