A acirrada concorrência de hoje em dia, a inflação de custos e o tímido crescimento das economias tem obrigado mais do que antes aos gestores dedicarem esforço redobrado e, lógico de seus times, na busca incessante de ganhos de produtividade tanto no chão de fábrica como na organização como um todo. Sim as funções e atividades do “chão do escritório” não devem ficar fora da discussão e precisam participar do processo.
Podemos simplificar o termo produtividade medida ao longo do tempo como a obtenção de maiores resultados (produção, por exemplo) com menor utilização de recursos. É o tal do “fazer mais com menos”. Pode parecer uma visão simplista e de curto-prazo, porém não dá para desprezar as vantagens competitivas, para não falar de condição de sobrevivência, trazidas para qualquer empreendimento.
Recursos são escassos e custam dinheiro e por essas razões no ambiente empresarial esses devem ser otimizados. Aqui vai uma lista de alguns dos recursos: matéria-prima; material de embalagem; energia; pessoas; espaço físico; máquinas e equipamentos; vias de transporte (logística), sem falar do “tempo” que consumimos no dia a dia.
Aos gestores e líderes do negócio cabe a responsabilidade de disseminar a prática do “mais com menos”, apoiando as iniciativas; definindo metas e cobrando resultados.
O primeiro passo, se a empresa ainda não tem, é medir tudo que é consumido e em seguida reavaliar as práticas, os processos e recursos utilizados nas diversas tarefas internas tanto na produção como nas áreas administrativas, engenharia, vendas e lógico onde mais aplicável dependendo do tipo de negócio.
Dá para fazer isso em toda a organização? Sim claro que dá, mas é recomendável eleger prioridades a partir da representatividade de cada elemento de custo ou despesa.
Seguem algumas perguntas que podem também auxiliar na identificação de oportunidades para fazer mais com menos e com isso aumentar a produtividade:
– Pessoas e Organização: a departamentalização é coerente com o tipo de negócio e guarda alguma relação com a prática do concorrente? Os níveis hierárquicos são adequados? Há muito cargo de chefia? Temos as pessoas certas nos lugares certos? Falta capacitação? As reuniões dentro da empresa são efetivas?
– Otimização de processos: Há processo formal em vigor? É muito complexo? Dá para fazer de modo mais simples? Há padronização dos processos? É válido empregar ferramentas de Tecnologia de Informação?
– Linha de produtos e Canais de Venda: Há foco nas linhas mais rentáveis e/ou de maior giro? Caberia racionalização do portfolio de produto tornando a empresa menos complexa? Os canais de venda e distribuição atendem harmonicamente aos mercados que servimos e são lucrativos?
– Compras: Quantos são nossos parceiros comerciais? Qual é a complexidade de administrá-los? Quais de fato contribuem para ganhos de produtividade através da diminuição do tempo de entrega, por exemplo?
–Terceirização de atividades: Quais áreas verdadeiramente apoiam o negócio e materializam a venda? E aquelas que são acessórias? É possível e vantajoso terceirizar algumas delas?
Como você pode observar existe terreno fértil para adotar melhores práticas na utilização dos recursos e assim obter ganhos consideráveis de produtividade. Cabe ao líder tomar à frente da oportunidade!