Outro dia, em reunião com um executivo de empresa para a qual presto consultoria pela Vicari Assessoria Empresarial – www.vicari.com.br –, fui interrogado sobre qual seria o “caminho das pedras” para a previsão das vendas com alto grau de acerto, visando:
- Servir de apoio na busca do volume máximo de negócios com meta realista e desafiadora para o time de vendas;
- Indicar necessidades de produção industrial e encomendas junto a fornecedores resultantes do exercício do planejamento da produção;
- Organizar o chão de fábrica de modo a utilizar os recursos – mão de obra, materiais, energia – sem desperdício;
- Manter nível de estoque mínimo reduzindo necessidades de investimento em capital de giro;
- Disponibilizar produtos para entrega ao mercado conforme expectativa do cliente.
Veja só como é importante definir o objetivo de vendas com alto grau de acerto no dia a dia do negócio, permitindo maximizar a venda sem prejudicar outras áreas da empresa, e principalmente a fábrica à qual cabe produzir na dose certa. Não é?
Claro está que o “cliente é rei” e a empresa necessita estar preparada para atendê-lo conforme sua exigência, e essa realidade impõe enorme flexibilidade da área produtiva sem adicionar custos extras ou desperdícios.
É muito importante produzir na dose certa, e isso não é tarefa fácil.
A definição do programa de produção, a partir do plano de demanda e nivelamento dos estoques sem risco no atendimento ao cliente, fica mais desafiadora ainda quando se trata de firma que tem de lidar com a obsolescência do produto como na indústria da moda (vestuário), alimentos e medicamentos, certo?
Muitas organizações, principalmente as “grandes”, trabalham com processos robustos e maduros para encaminhar a discussão e planejamento das vendas e da produção. Algumas se valem de softwares de MRP – Materials Requirement Planning –, além de modo organizado promoverem alinhamento interno coeso buscando excelência no atendimento ao cliente com menor incerteza e custo possíveis.
A construção de um plano de demanda robusto e com alto grau de acerto requer:
- Boa fonte de dados históricos de venda;
- “Limpar” ou ajustar esses dados eliminando eventos não usuais e que não se prevê que voltem a acontecer;
- Considerar, dependendo do tipo de negócio e/ou segmento, sazonalidade de venda/demanda;
- Levar em conta novos produtos recém-lançados cujo histórico de vendas ainda não é maduro o suficiente;
- Tratar os números com ferramentas estatísticas;
- Ajustar estimativas a partir de informações colhidas junto a clientes;
- Utilizar fórum interno (reunião) com a participação de profissionais de vendas e marketing, logística, produção e compras para fazer ajuste fino das previsões transformando a estimativa da demanda em planos de manufatura e compras entendendo eventuais limitações/restrições internas. Ainda aqui é recomendável observar, quando aplicável, a carteira de pedidos em aberto. E mais: considerar o nível e a política interna dos estoques;
- Contar com profissionais que tenham habilidades para traduzir dados em informação e que estejam, embora seja difícil, livres de visão enviesada de expectativas; afinal, muitas vezes há resistência em aceitar a realidade do mercado mascarando e distorcendo as previsões.
Bem, a definição formal dos números do plano de demanda e o alinhamento com as áreas responsáveis a fim de transformá-lo nos planos de produção e compras não significa que está tudo certo. De fato, a execução das ações internas de fabricação e a leitura da demanda real versus o que foi previsto exige avaliação frequente.
Em uma das empresas em que trabalhei tínhamos uma reunião que chamávamos de “reunião de riscos e oportunidades”, que se demonstrou, ao longo do tempo, ser extremamente útil para o sucesso do negócio. Passados quase quinze anos, ela ainda funciona bem.
Perguntaria você: com que intensidade, ou com que periodicidade esse tipo de encontro deveria acontecer? O que seria discutido na reunião?
Essa definição depende do time formado por vendas, manufatura, logística, compras a estabelecer com base na experiência do negócio, embora eu recomenda discussão semanal com dados e fatos reais. A reunião precisa ser objetiva e com riqueza de dados/informações.
O que deveria ser discutido?
- Quanto da demanda estimada realmente aconteceu, até a data da avaliação, e quais chances há de ela estar certa. É preciso ajustar expectativas? Dá tempo de mudar a programação da fábrica?
- Como está a execução do plano de produção e compras? Houve algum contratempo ou algo não previsto que pode colocar em risco o atendimento ao mercado? Se sim, como mitigar eventual efeito negativo no resultado do negócio e na resposta ao cliente?
- Quais ações serão tomadas para as discrepâncias registradas? Quando? A quem caberá a responsabilidade de executar a ação definida?
Outro ponto positivo para a realização desse debate na execução do plano de vendas, produção e compras é a contribuição ao aprimoramento das estimativas e flutuações do mercado vis a vis limitações internas para adaptação rápida às mudanças de cenário. O time aprende muito com essas avaliações periódicas e se mantém coeso na busca do sucesso da companhia.
Produzir na dose certa será sempre desafio para o gestor e é uma atividade multifuncional. Correto?
Bons negócios!
Revisão de texto: Virgínia De Biase Vicari
